Uanset om der er tale om leverandører, salgspartnere eller andre tætte forretningspartnere, så er det klogt at vurdere disse inden i begynder at samarbejde. Du kan nemlig blive holdt ansvarlig for deres handlinger, så snart du arbejder sammen med dem. Selvom det ikke er din virksomhed, der overtræder menneskerettighederne eller dine medarbejdere, der skaffer aftaler via lyssky betalinger, så kan sådanne sager hos dine samarbejdspartnere få negative følgevirkninger for dig – det kan risikere at smitte af på din forretning.

 

Men hvordan kommer du i gang? Hvor meget skal du gøre? Og hvornår er du i mål?

 

Ved at inddrage de fem skridt kan du og virksomheden komme langt i arbejdet med vurdering af samarbejdspartnere. Når først du har fået en proces etableret og integreret i forretningen, så høster du uvurderlig erfaring og viden der på sigt kan være med til at forbedre indsatsen. Husk at det for dette område gælder – som for så mange andre områder i livet – at man skal kravle, før man kan gå. Det første skridt er det vigtigste – uanset hvor kort det er.

 

  1. Styr på eget penalhus

Det er god stil at se sig selv i spejlet først. Hvordan ser din virksomhed ud og hvordan agerer den? Er der styr på integritet, værdier og adfærdskodeks? Kan din virksomheds samarbejdspartnere stole på din virksomhed – er din virksomhed en god partner?

Hvis du er positiv omkring det, så kan du gå videre til næste skridt. Hvis ikke du er sikker eller der helt åbenlyst er plads til forbedring, så er det der, du skal starte din indsats. Virksomheden skal sikre at der er sammenhæng mellem værdier, udtrykte politikker og medarbejderadfærd. Altså: styr på eget hus inden der stilles for mange krav til samarbejdspartnere.

 

  1. Ømme punkter

Ikke alle samarbejdspartnere udgør den samme risiko. Direkte kunder og grossister udgør ofte en væsentlig lavere risiko end salgsagenter og leverandører i udfordrende lande. Start derfor med at se på de forskellige typer af samarbejdspartnere og hvor disse partnere opererer. Det sidste er især vigtigt fordi forskellige kulturer og miljøer udgør forskelle i risici.

Det, der er brug for i dette skridt er forskellige vinkler på samarbejdspartnere, der så udgør basis for en risiko prioritering af samarbejdspartnere (for eksempel: land, sektor, omsætning, historik, er en offentlig myndighed involveret?)

 

  1. Afpasset indsats

Når prioriteringen er på plads, er det nemmere at forstå omfanget af den indsats, der kræves. Det giver samtidig mulighed for at afpasse indsatsen i forhold til de enkelte samarbejdspartnere. Det styrker effektiviteten, og mindsker belastningen på forretning og compliance. Nogle samarbejdspartnere kræver sandsynligvis ingen særlig indsats, mens andre kræver en basal vurdering (kredit, omdømme, sanktionsstatus, o.l.) og en mindre gruppe kræver særskilt spørgeskema, vurdering og endda besøg.

Du bør fokusere ressourcerne dér, hvor risikoen er størst. Derigennem får du og virksomheden mest værdi af complianceindsatsen.

 

  1. Dokumentation

For at sikre den mest effektive udnyttelse af ressourcer og for at kunne vise konsistens overfor interessenter (for eksempel: ledelse, ejere, revision, myndigheder), så er det vigtigt at dokumentationen er på plads. Stil dig selv følgende spørgsmål: Hvilke typer samarbejdspartnere er prioriteret og hvorfor er de det (fremfor andre)? Hvordan bliver vurderingen aktiveret i forretningen, og hvilken indsats bliver der gjort? Hvad viser indsatsen specifikt for hver partner og hvordan indgår det i den endelige vurdering? Hvem godkender/afviser?

Behovet for systemstøtte afhænger i høj grad af hvor mange partnere, der skal køres igennem systemet og hvor mange personer der indgår i vurderingsprocessen. For mange virksomheder vil det være tilstrækkeligt med nogle templates, en oversigt i et regneark, en folder struktur og et godkendelses flow via e-mail. For mere komplekse behov findes der systemer målrettet denne opgave.

 

  1. Driften fremover

Arbejdet med at vurdere samarbejdspartnere er ikke et projekt. Det er en proces der skal køre og virke på lige fod med forsendelse af varer og lønudbetaling. Det er vigtigt at processen bliver integreret i arbejdet med leverandørstyring og forretningsudvikling – at f.eks. en indkøber naturligt sikrer at vurderingen finder sted. Compliance har ikke godt af at være en parallel organisatorisk disciplin.

Nogle samarbejdspartnere er tilknyttet virksomheden i mange år. Det kan der være mange fordele i, men det er samtidig klogt at holde sig for øje, at partnerens forhold kan ændre sig undervejs. Derfor bør der regelmæssigt – ved kontraktfornyelse eller måske hvert andet år – foretages en fornyet vurdering af partneren. Verden er ikke statisk og det er risici heller ikke.

 

Ovenstående skridt handler om at få etableret en fremadrettet proces for systematisk vurdering af samarbejdspartnere. Første gang virksomheden etablerer en sådan proces, bør der foretages en vurdering af de allerede-eksisterende partnere. Du bør anvende den samme prioritering og indsats – men der er naturligvis mulighed for at planlægge og udjævne indsatsen over en fornuftig periode.

 

Samarbejde med forretningspartnere er ofte et yderst vigtigt element i det at drive virksomhed. Med en smart indsats i forbindelse med valget af partnere, så er det muligt at nedbringe risikoen for de helt store udfordringer – og skabe etiske og sunde forretningsrelationer til fremtidig gavn.

 

Lidt ekstra i posen

Udvælgelse af leverandører:

http://www.csrkompasset.dk/udv%C3%A6lgelse-af-leverand%C3%B8rer

Solid due diligence proces:

http://www3.weforum.org/docs/WEF_PACI_ConductingThirdPartyDueDiligence_Guidelines_2013.pdf